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Wie wir Ihren Geschäftsbericht retten

Wie wir Ihren Geschäftsbericht retten

Es ist Geschäftsberichtszeit. Auch auf unseren Schreibtischen landen Kennzahlen, Konzernabschlüsse und Lageberichte. Wichtig ist für uns jedoch weniger die Bilanz, sondern dass jedes Komma sitzt und es keine Rechtschreibfehler gibt. Aber wir übernehmen nicht nur das deutsche Lektorat, sondern auch die Übersetzung. Und die kann manchmal kniffelig werden.

Bis zum letzten Augenblick wird an einem Geschäftsbericht gearbeitet. Die einzelnen Berichtsteile müssen verschiedenen Personen im Unternehmen vorgelegt werden, die nicht selten Änderungen vornehmen, Passagen umschreiben oder gar streichen. Das wäre alles nicht weiter wild, gäbe es nicht einen ohnehin schon engen Zeitplan, in den auch die Übersetzung eingeplant werden muss. Da sich hundert Seiten nicht an einem Tag übersetzen lassen, wird häufig ein vorläufiger Stand in die Übersetzung gegeben, verbunden mit der Vorankündigung „es sind noch Änderungen zu erwarten“. Wie diese Änderungen dann ihren Weg in die Übersetzung finden, stellt manch einen vor eine Herausforderung.

Wie finden Änderungen ihren Weg in die Übersetzung?

Bei einem Kunden, der Profi im Erstellen von Geschäfts- und Finanzberichten ist, hatten wir folgende Situation: Wir erhielten einen Bericht in finaler Version. Wunderbar! Das haben wir am liebsten. Allerdings stellte sich während der Übersetzung heraus, dass der Vorstand den Bericht noch nicht abgesegnet hatte und wir daher mit umfangreichen Änderungen rechnen mussten. Wann diese kommen und wie viele es genau sein würden, konnte zum damaligen Zeitpunkt niemand abschätzen. Die Übersetzung war bereits in vollem Gange und wurde weitergeführt, damit der Zeitplan nicht vollends aus den Fugen geriet. Die Änderungen kamen. Allerdings nur häppchenweise und ohne, dass sie markiert wurden. Wir bekamen also nicht nur ein Dokument mit vielen Änderungen, sondern es gab am Ende fünf unterschiedliche Versionen, aus denen wir uns die geänderten Texte heraussuchen mussten. Natürlich wollte niemand alles noch einmal von vorne übersetzen. Das hätte den zeitlichen und finanziellen Rahmen bei Weitem gesprengt. Aber auch ein manueller Abgleich der alten und neuen Dokumente mit dem Ziel, die Änderungen herauszufiltern, wäre viel zu aufwendig und obendrein enorm fehleranfällig gewesen.

Wie spart man mit PerfectMatch Zeit und Geld?

Zum Glück müssen wir in solchen Fällen weder alles neu übersetzen noch die Texte stundenlang und mühselig miteinander abgleichen. Im Zeitalter der Digitalisierung haben wir eine Software, die das zuverlässig und schnell für uns macht. Jede Übersetzung wird von uns mit einem CAT-Tool (CAT = computer-aided translation, dt.: Computer-unterstützte Übersetzung) erstellt und in einem Translation Memory gespeichert. Das gibt uns die Möglichkeit, einen neuen Text damit abzugleichen und alle Textstellen, die schon einmal von uns übersetzt wurden, automatisch vorübersetzen zu lassen. Dabei identifiziert die Software auch Änderungen und zeigt uns an, ob der Satz komplett neu ist oder ob sich dort vielleicht nur ein Wort geändert hat. Und auch dann müssen wir das Rad nicht neu erfinden, sondern können nur die nötige Änderung vornehmen und profitieren von der bereits erfolgten Übersetzung.

Mit der Software können wir auch einen direkten Abgleich einer Vorgängerversion mit einer Folgeversion machen, um identische Teile und Änderungen zu identifizieren. Das nennt sich PerfectMatch und bietet sich bei dem oben beschriebenen Szenario am besten an. Hier findet nur ein Abgleich mit einer oder mehreren Vorgängerversionen statt. Ein PerfectMatch bezieht auch immer die umgebenden Sätze in die Analyse mit ein, sodass wir sicher sein können, dass der Kontext auch bei diesem Abgleich beachtet wird. Mit PerfectMatch haben wir eine noch höhere Sicherheit, dass unsere Software die richtigen Texte bei der Vorübersetzung auswählt. Bereits erfolgte Übersetzungen gehen nicht verloren und können automatisch in die neue Version übertragen werden.

Was hieß das nun für unseren Kunden?

Aus dem großen Chaos der fünf verschiedenen deutschen Versionen haben wir eine finale englische Version gemacht, die sauber war und garantiert der finalen deutschen Version entsprach. Durch unsere Software konnten wir das ohne Zeitverlust gewährleisten. Das händische Abgleichen und Einpflegen der verschiedenen Versionen hätte mindestens zwei Tage länger gedauert und das Fehlerpotenzial um ein Vielfaches erhöht. Auch im Hinblick auf die Kosten hat unser Kunde davon profitiert. Mithilfe von PerfectMatch ist es möglich, diesen Abgleich automatisch durchzuführen und bereits erstellte Übersetzungen in die neue Version zu übertragen. Der Kunde musste also die Folgeversionen nicht neu übersetzen lassen, sondern hat lediglich den Aufwand der Übersetzung der Änderungen getragen.

Kann PerfectMatch auch für Sie interessant sein?

PerfectMatch kann für jeden Text angewendet werden und ist immer dann sinnvoll, wenn man verschiedene Versionen eines Textes hat, bei dem die Änderungen überschaubar sind. Dabei ist es auch egal, wann diese Änderungen gemacht werden. Für eine Broschüre, die vor einem Jahr übersetzt wurde und für die es nun ein Update gibt, kann PerfectMatch genauso genutzt werden wie für unser beschriebenes Szenario. Einzige Voraussetzung ist, dass wir den Text schon einmal für Sie übersetzt haben und es somit eine zweisprachige Datei der Vorgängerversion gibt. Wenn wir für Sie übersetzen, erstellen wir diese immer. Sprechen Sie uns einfach an.

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